แทรก/ลบ ช่องเซลล์ แถวหรือคอลัมน์

แทรก/ลบ ช่องเซลล์ แถวหรือคอลัมน์

                การสร้างตารางตามปกติไก้กำหนดขนาดของตารางว่ามีจำนวนกี่คอลัมน์และจำนวนกี่แถวตั้งแต่ครั้งแรกที่ทำการสร้างแต้หากสร้างตารางเรียบร้อยแล้วแต่มีความตั้งการแทรกเพิ่มเติมภายหลัง สามารถทำได้ดังนี้

การแทรกคอลัมน์ (Insert Columns )

1.             เลือกตำแหน่งคอลัมน์ที่ต้องการแทรก

2.             คลิกเลือกรูปแบบการแทรก ที่แท็บ Layout บน Table Tools ซึ่งมีด้วยกัน 2 แบบคือ

-                   Insert left     คือ การแทรกคอลัมน์ใหม่ไว้ด้านซ้ายของคอลัมน์ที่เลือก

-                   Insert right: คือ การแทรกคอลัมน์ใหม่ด้านขวาของคอลัมน์ที่เลือก

การแทรกแถว (Insert Rows )

1.             เลือกตำแหน่งแถวที่ต้องการแทรก

2.             คลิกเลือกรูปแบบการแทรก ที่แท็บ Layout บน Table Tools ซึ่งมีด้วยกัน 2 แบบคือ

-                   Insert  above: คือ การแทรกแถวใหม่ด้านบนของแถวที่เลือก

-                   Insert  belowคือ การแทรกแถวใหม่ด้านล่างของแถวที่เลือก

การแทรกเซลล์ (Insert Cells )

1.             เลือกตำแหน่งเซลล์ที่ต้องการแทรก

2.             คลิกขวาเลือก  Insert คลิกเลือกคำสั่ง Insert Cell

3.             ในหน้าต่าง Insert Cells ที่ปรากฏขึ้นมาให้คลิกเลือกรูปแบบของการแทรกซึ่งมีด้วยกัน 4 แบบคือ

-                   Shift cells right:  แทรกเซลล์ใหม่เซลล์เดิมจะถูกเลื่อนไปด้านขวา

-                   Shi cells down:    แทรกเซลล์ใหม่เซลล์เดิมจะถูกเลื่อนไปด้านล่าง

-                   Inset entire row: แทรกแถวใหม่เลื่อนคอลัมน์เซลล์เดิมไปด้านขวา

4.             คลิกปุ่ม OK

ผสาน/แบ่ง  ช่องเซลล์

                การผสานเซลล์ (Merge Cells ) คือ การนำเซลล์หลาย ๆ เซลล์มารวมกันเป็นให้กลายเป็นเพียงเซลล์เดียว เพื่อจัดทำหัวตารางหรือหัวเรื่องกึ่งกลางของตาราง เรียกว่า “การผสานเซลล์” ซึ่งสามารถทำได้ดังนี้

1.             ลากคลุมหรือคลิกเลือกเซลล์ที่ต้องการนำมารวมกัน

2.             คลิกที่คำสั่ง Merge Cells ในแท็บ Layout บน Table Tools ดังรูป

การแบ่งแยกเซลล์ (Split Cells )

                หลักจากที่ได้ทำการวมเซลล์นั้นหากต้องการที่จะแบ่งเซลล์กลับมาเป็นเหมือนเดิม จะต้องใช้คำสั่งแบ่งแยกเซลล์ ดังนั้น

1.             คลิกเลือกเซลล์ที่ต้องการแบ่งเซลล์

2.             คลิกที่คำสั่ง Split Cells       ในแท็บ Layout บน Table Tools

3.             ในหน้าต่าง Split Cells ให้ทำการดังนี้

-                   กำหนดจำนวนคอลัมน์ในช่อง Number of columns:

-                   กำหนดจำนวนแถวในช่อง Number of rows:

-                   คลิกปุ่ม OK

แบ่งตาราง

                การแบ่งแยกตาราง (Split Table ) ตารางที่สร้างเสร็จแล้วนั้น หากต้องการแยกตารางออกเป็นหลายสามารถทำได้ด้วยวิธีง่าย ๆ ดังนี้

1.             ลากคลุมหรือคลิกเลือกตำแหน่งแถวที่ต้องการแยกตาราง

2.             คลิกที่คำสั่ง Split Table ในแท็บ Layout บน Table Tools

3.             ตรวจดูผลลัพธ์ที่ได้

ติดตามการเปลี่ยนแปลงข้อมูลในเอกสาร

                การติดตามการเปลี่ยนแปลงแก้ไขเอกสาร (Track Change ) ไฟล์เอกสารที่ต้องใช้งานร่วมกันหลายคนนั้น ควรจะต้องมีการติดตามการเปลี่ยนแปลงแก้ไขเอกสารทั้งนี้เนื่องจากหากว่าใครแก้ไขสิ่งใดตรงจุดไหนไปแล้วบันทึกทับไฟล์เดิมลงไปจะทำให้เป็นการยากต่อการตรวจสอบเป็นอย่างยิ่ง จึงจำเป็นต้องเปิดใช้งานคำสั่งนี้เพื่อช่วยให้สามารถติดตามการเปลี่ยนแปลงแก้ไขเอกสารได้ ซึ่งสามารถทำได้ตามขั้นตอนดังนี้

1.             คลิกที่แท็บ Review

2.             คลิกคำสั่งTrack Changes ในกลุ่ม Tracking เพื่อเปิดการใช้งานคำสั่งนี้ก่อน

1.             คลิกที่คำสั่ง Change Tracking Options… เพื่อแก้ไขรายละเอียดคุณสมบัติของการติดตามการเปลี่ยนแปลง

2.             คลิกปุ่ม OK

3.             บันทึกไฟล์เอกสารตามปกติ

               เมื่อกำหนดรายละเอียดคุณสมบัติของการติดตามการเปลี่ยนแปลงและบันทึกไฟล์เอกสารเรียบร้อย       แล้ว จึงจะสามารถส่งไฟล์เอกสารนี้ไปให้ผู้อื่นแก้ไขต่อไป แสดงตัวอย่างเอกสารที่มีการเปิดใช้งานการติดตามการเปลี่ยนแปลงดังรูป

การยอมรับหรือปฏิเสธข้อมูลที่ถูกแก้ไข

                หลังจากที่ไฟล์เอกสารผ่านกระบวนการแก้ไขจากผู้ใช้งานคนอื่น ๆ แล้ว การตรวจทานการแก้ไขและเปลี่ยนแปลงข้อมูลอย่างละเลียดเพื่อดูว่าใครแก้งานตรงจุดใดไปบ้าง สามารถคลิกที่ Accept เพื่อยอมรับ หรือ คลิกที่ Reject เพื่อปฏิเสธ